Фрагмент

1. Основные стадии документооборота.

Документооборот — это движение документов от момента их составления (или получение от других предприятий, организаций), обработки и использования по назначению в определенный период времени и до передачи в архив.

Главная задача документооборота — ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия решений.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия.

Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

Стадии документооборота:

1) поступления документов со стороны и оформление их на предприятии;

2) проработка и определенная обработка первичных документов на предприятии до поступления их в бухгалтерию;

3) поступления первичных документов в бухгалтерию;

4) обработка документов в бухгалтерии:

— проверка документов по форме, содержанию и арифметическая проверка;

— оценка в денежной форме каждой операции, отраженной в документах;

— запись на документах бухгалтерских проводок;

— отражение операций, приведенных в документах, в учетных регистрах;

5) передача документов в архив бухгалтерии и обеспечение текущего хранения документов;

6) передача документов на хранение в архив предприятия, а затем в государственный архив.

Перечисленные этапы документооборота отражаются в специальном документе, который называется план (график) документооборота.

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые осуществляются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполненных работ.

Работники предприятия, учреждения создают и представляют первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю предоставляется выписка из графика. В извлечении приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, к которым подаются эти документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.