Описание

Немыслимо представить работу какой-либо организации без деловых коммуникаций. Правильно выстроенная коммуникативная связь между сотрудниками позволяет слаженно и быстро решать поставленные задачи. Существует множество видов совещаний в организациях, и каждый из них имеет свои особенности и задачи. Знание таких нюансов поможет облегчить обсуждение деловых вопросов. Данная статья расскажет о видах проведения совещаний, поможет понять, для чего они проводятся и каким образом фиксируются в делопроизводстве.

Главная цель проведения любого вида собраний и совещаний – выработка конкретных конструктивных решений актуальных проблем и рассмотрения насущных рабочих вопросов. А также во время коллективного сбора персонал имеет возможность поделиться с вышестоящими руководителями мнениями, идеями или внести предложение по наилучшему решению проблем.

Приведем укрупненную классификацию и укажем признаки служебных совещаний. По видам служебные совещания, как правило, разделяют следующим образом:

• Информационные (инструктивные) — доведение информации, сведений, выдача поручений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления до исполнителей, контроль исполнения поручений;
• Оперативные (диспетчерские) — получение информации «снизу вверх» от подчиненных, о состоянии дел, рассмотрение отчетов, анализ и решение текущих вопросов, выдача и контроль исполнения поручений;
• Проблемные (ситуационные) — коллективный, командный анализ состояния дел, а также сложных ситуаций, проблем, стоящих перед компанией и выработка наилучших решений по этим проблемам.

Обычно эти виды совещаний проявляются при рассмотрении отдельных тем и вопросов, определенных в повестке дня одного или нескольких совещаний. Возможны также целевые совещания, полностью ориентированные на тот или иной вид рассматриваемых вопросов.

Можно указать несколько характерных признаков, или скорее требований, в совокупности определяющих портрет служебных совещаний:

• Совещание имеет четко очерченную конфигурацию, проводится в рамках данной компании (подразделения, группы) или между несколькими предприятиями;
• На совещаниях определенно задана цель и тематическая направленность рассматриваемых вопросов повестки дня;
• Эти мероприятия отличаются регулярностью проведения (еженедельные, месячные и т.д.), с установившими днями и временем начала мероприятий;
• Служебным совещаниям свойственна относительно устойчивая повестка дня, темы (разделы или вопросы) в которой воспроизводятся от совещания к совещанию;
• На совещаниях устанавливается, стабилизируется и далее незначительно изменяется во времени руководство и ядро участников;
• Для фиксации хода и решений совещания по повестке дня ведется протокол совещания, который утверждается и направляется на исполнение;
• Решения совещаний, зафиксированные в протоколах, ставятся на контроль (существует механизм контроля совещаний).

Если на Ваших совещаниях этих признаков нет, то, возможно, вы проводите какие-то другие совещания. Здесь надо определиться и закрепить ваше видение в регламенте совещаний или в более коротком документе, например, памятке участникам.

• Недостатки, ошибки, потери на совещаниях.

Даже в лучших компаниях можно обнаружить недоработки, ошибки, издержки, ведущие, в конечном итоге, к растрате рабочего времени и нервов участников совещаний. Мы ведем перечень типовых недостатков совещаний, в котором сейчас более 100 записей. Мы заметили, что эти ошибки и недостатки можно сгруппировать в следующей последовательности совещательных процессов:…..

16 стр.